OL必學8個Google Docs文件超實用技巧！工作時更得心應手！

By Agnes on 22 Aug 2024

Senior Editor

不少上班一族都需要用到Google Docs文件，能夠即時儲存，而且可以多人同時共享，非常方便！不過很多人都未必掌握Google Docs的真正用法，其實Google Docs有許多實用功能也鮮為人知，學懂後不但能提高工作效率，更能增強職場上的競爭力！現在為大家送上8個Google Docs文件超實用技巧，工作時更得心應手！

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自行繪圖工具

除了插入圖片之外，Google Docs中也有自己繪圖的工具。同樣在上方工具列中選擇「插入」，再選取「繪圖」，就會出現一個類似小畫家的空白頁面讓你可以直接繪圖，或在圖片中加入文字等等，繪圖完成後只要按下「儲存並關閉」，剛剛的圖就會直接出現在文件中。

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內建網頁搜尋功能

在編輯文件時如果需要查詢資料，通常都要再跳到搜尋的分頁或視窗，但在Google Docs中只要選擇上方工具列的「工具」並選取「探索」，網頁右邊就會出現小型的Google搜尋引擎視窗，不用再切換到不同視窗，超級方便！

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查看版本紀錄

Google Docs有即時自動存檔的功能，而且會保留你的變更紀錄，如果處理長篇的工作或報告文字，有時候可能會需要回到之前的版本做更改，這時只要到上方工具列的「檔案」選擇「版本記錄」，就能選擇不同時間所做的修改版本，再也不用一直按返回鍵啦！

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語音輸入

原來不止Iphone，Google Docs都內置語音輸入功能！先點選擇「工具」＞「語音輸入」，即可以開啟語音輸入功能。接著，確認你的語言設定，按下彈出來的麥克聲視窗，同時讀誦，Google便會將你的聲音轉換成文字了，非常方便！

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留言功能

Google Docs的最大特色是可以共同協作，有時覺得内容有問題但又不想直接更改了作者的心血，可以好好善用「留言」功能。只要選擇右上角的鉛筆並選擇「建議操作」，之後輸入的字就會被獨立標註出來並出現在文件右方，其他協作者能隨意回覆，也能看到「建議」的建立者、建立時間等。如果問題解決了就可點選剔號，那標註的框框也會隨之而消失。