職場攻略｜辭職信如何寫才優雅得體？必學5個遞信需知與常用中英格式範本！

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By Agnes on 30 Oct 2024

Senior Editor

身處職場，入職與離職也是平常不過的事，但當你需要遞信辭職時，辭職信又要如何寫才恰當得體？不管你是帶著怨恨還是感恩的心離開，優雅離開也是一門學問，今次編輯就整理了5個辭職信要注意的地方，同時附上常用中英格式範本以供參考！

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辭職信格式要點

1.上款：如果有直屬上司，可填寫直屬上司的名字，如果直接交給人事部或老闆，則需填寫老闆的名字，同時需列出公司名稱、工作部門及對方的職銜。

2.辭職原因：一般只需簡單撰寫辭職原因，簡潔一句起兩句止即可，同時也可填「私人理由」即可。

3.遞交日期、最後工作日說明：緊記必須填寫遞交日期，此為具法律效力的憑據，亦會影響你最後工作日的安排及減少日後的尷尬。

4.最後道謝：簡單感謝上司、公司，如需要工作證明／推薦信亦可列明，最後加上對同事的祝福。

5.下款：下款除了對照身份證的全名外，必須加上個人親筆簽名，以令文件具有法律效力及確保是本人發出。中文版本撰寫全名後需加上「謹啟」，而英文則是「Yours Sincerely」。

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辭職信注意事項一：清楚交代職位、最後受僱日

一般辭職信上需要包括：全名、部門、職位、員工號碼、寫信日期及最後受僱日期 (Last employment date)，通常入職1個月內遞信無須通知期，可以即日離開，而第2個月至試用期內就要7天通知，而過了試用期後就需要一個月的通知期，但由於每間公司都略有不同，所以記得先看看入職時簽的合約，而一個月的定義即是遞信日起至下月同一天的前一日！

例句：

Please accept this letter as formal notification that I am resigning from my position as [position title] with [Company Name]. My last day will be [DD/MM/YYYY].

尊敬的[直屬上司姓名]，

本人正式向您遞交此份辭職信，以通知我辭去[公司名稱]的[職務名稱]職位。按照合約的[需給予公司的通知期如一個月]通知期，我的最後工作日是[日期]。

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辭職信注意事項二：離職理由不需太誠實

除了離職時間外，在辭職信上也要簡短申明離職理由，但要清楚明白其實你不需解釋你的真正原因，由其是不歡而散的時候，說出口反而成為不得體又不專業的行為，記得一兩句起就可以了。

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辭職信注意事項三：表達謝意與請求撰寫推薦信

在職場要記得「山水有相逢」這句話，凡事留一線，日後好相見！所以在辭職信內應該要加上對上司及公司的謝意！同時如需要工作證明或推薦信的話，亦可以在信中提出，但要記得兩者之間的分別，工作證明只是證明你曾在公司任職，而推薦信往往是由與自己關係良好或了解你工作表現的上司撰寫，內容會提及關於你的工作表現、能力等。

例句：

Thank you for the support that you have provided me during the past [amount of time you’ve been in the role]. I have greatly enjoyed and appreciated the opportunities I have had to [a few of your favorite job responsibilities], and I have learned [a few specific things you’ve learned on the job], all of which I will take with me throughout my career.