【職場技能】超實用英文商業Email寫法 字眼是否正確、語法 讓你溝通專業又有效率
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1. 用 Changed 取代 Delayed
Email 的標題好重要，因為決定了收件人第一次接觸到信息的感受、態度，甚至決定了要不要讀這封信。寫標題不能使用會帶來負面情緒的字眼，例如要寫一封「計劃有變」的通知信，標題要避免使用 cancel 或 delayed，因為「取消」和「延遲」都令人失望，甚至讓人不經意地想咎責，因此建議用 changed 、rescheduled、altered、revised 來表達「有所更動」。例如「Delay in the project schedule」試改成「Changes in ABC project schedule」，整個意思不同了。
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2. 懂得運用簡單字眼才是關鍵
不要怕使用簡單的字眼，因為直觀且正確的傳達信息是商業 Email 的最終目標。如果使用較難的字便可能在閱讀過程中失真，要收件人自行詮釋所要表達的意思，都不是好的用語。
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3. 多使用中性形容詞
若不小心有了失誤，記得要避免使用具有透露情緒的字眼，要多使用中性形容詞，例如第一句中的 unfortunate 和 wrong ，有著「不幸」和「錯誤」等絕對性質，同時亦透露出個人情緒的字眼。雖然道歉感十足，但姿態可以更親切圓融。
It’s really unfortunate that we made the wrong appointment for you. Please email us your schedule and we will rearrange the time.
試改成正面回覆：
I am so sorry about the confusion. We may have mixed up the calendar and accidentally scheduled you for today instead of tomorrow. Let me know what times work best for you, and I will happily rearrange to fit you in.
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4. 要站在收件人立場去寫
很多時候我們都習慣站在「以書寫者為主」的立場上去寫，用了許多第一人稱的「I」與「We」，予人自我中心感十足，難免引起反感。若站在讀者角度去寫信，便會讓人感到被尊重，也因此更願意讀信。例如「I want to ask you a question.」試改成「You are highly recommended by my colleagues.」或「I hear you are the person to speak to about.」
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另外，當信件有負面意涵時，要注意不要使用讀者為中心的寫法，而是用寫者中心的寫法才能降低責備意味。
You will need to send us the following missing information because you sent us incomplete data.
試改成：
I don’t have the information needed to complete your transaction. I would appreciate it if you could send me the following information.
Text：TopBeauty Editorial
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職場上「跟對人」很重要！壞上司的6大特質 跟錯上司 能力再高都無用！
15 July 2023
職場上總會有好上司及壞上司，遇到好上司或有實力的上司，能夠讓你在上司身上學到各種知識，甚至被引導到更寬廣的高度，接觸更廣大的人脈；若跟錯上司，你只會每天渾渾噩噩返工放工，無法知道自己哪裡不足需要再提升。所以，「跟對人」很重要！以下幾種「壞上司」，若遇到請聰明做出因應的心態與實際調整。
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1. 好好先生或小姐型
大多數好易話為的上司極受到下屬的歡迎，事實上這種上司通常只是口頭上答應你，為了讓你當下感覺良好，並不代表他真的會應你的要求去做出改變。通常這種上司較少提供建設性的批評，讓你以為自己的工作表現很好，事實上你根本沒在進步，甚至能力停滯或下降，最後距離升職加人工更遙遠。
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2. 救世主型
有一種上司會在你犯錯時或不知所措時伸出援手，甚至會幫你解決問題。或者你會覺得這種上司很好，讓你在工作上更輕鬆，但長遠來看，你成長的幅度被大幅壓縮，你的上司亦無法給予你任何有用、誠實的批評來幫助你變得更好。
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3. 埋頭實幹型
有一種上司擅長「向下」管理，但對「向上」管理卻一竅不通。這種上司跟下屬的互動非常好，雙方彼此激勵、互相信任、適時掌控也適時放手，並因此令整個團隊做出不錯的成績。然而，這種上司不懂得如何讓上頭看見團隊的成就，導致團隊的努力被忽略而無法升職加人工或失去各種資源的機會。
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4. 政客型
這種上司只會盲目聽從上頭的吩咐辦事，完全無顧及自己的下屬，例如公司要調動人事，而這種上司聽從公司的安排，並無考慮到自己的下屬是否願意接受被調動。這種上司或者在短時間內可以維持一個團隊穩定的表象，但長遠來看，這種領導風格很容易造成工作災難。
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5. 萬事通型
這種上司自以為什麼都懂，經常以自己過去的經驗來回答你的問題，甚至要你按照他的意思去做，否則就會覺得你表現不好。事實上這種上司並無考慮到時間與情勢的改變，他過去的經驗可能已經不合時宜，如果盲目跟著這種上司，你只會變成一個只懂得拍馬屁、缺乏完整視野的人。
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6. 朝令夕改型
商業環境不斷變化，公司決策當然是因應市場情況而調整，但任何政策和措施的推行都需要經歷時間。如果上司缺乏耐性，讓籌劃了數個月才推出的方案因訪客一句話而全盤推翻，這種上司缺乏遠見，不但令下屬忙於收拾殘局，日子久了會消耗你對工作的熱誠。
Text: TopBeauty Editorial
