【職場技能】職場英文email禮儀與常用語 請人幫忙的萬用句型讓你溝通專業

【職場技能】職場英文email禮儀與常用語 請人幫忙的萬用句型讓你溝通專業

Office
By Fennie on 28 Sep 2024
Digital Editor

在職場中，所有溝通都是用email進行，有些字眼可能在日常生活中使用不覺得什麼，但若在email中使用，有可能會予人一種居高臨下的感覺，讓收件的人看了有股無名火。到底要如何寫一封專業又不失大體的email呢？以下是可以讓整體語氣更和緩的萬用英文句型，快點記下來吧！

在職場中，所有溝通都是用email進行。Photo from Pinterest

1/ could you please

在英文裡，當我們詢問對方「可不可以做什麼」時，下意識會用「Can you XXX」這樣的句型，但其實「Can you」在英文語境裡聽起來，帶一種「你能不能」的意涵，好像在質疑對方有沒有能力做某件事。建議把「can」換成「could」，語感上會和緩一些。例如你希望對方今天把工作完成，下意識可能會寫成：

Can you finish the work by the end of today?（你可以在今天下班前完成工作嗎？）

但若把「can」換成「could」，再加上「please」，整體來說就會禮貌一點：

Could you please finish the work by the end of today?（可以請你今天下班前完成工作嗎？）

在英文裡，稍微改變字眼，整體語氣就會禮貌一點。Photo from Pinterest

2/ would you mind

當你想向對方提出要求時，可以善用「would you mind」這個句型。例如你希望對方把信同步cc給他們的產品負責人，一起加入email對話，就可以寫：

Would you mind ccing your production manager?

再更禮貌一點的用法是：

If it’s not too much hassle, would you mind……（如果不麻煩，請問你是否介意⋯⋯）

注意，「would you mind」後面的動詞一定要加「ing」。

寫一封專業又不失大體的emailPhoto from Pinterest

3/ sorry but we need to

當你需要對方跟著某個方式執行，或某件事可能令對方造成困擾，並且有點急迫性時，你可以用「sorry but we need to」這個句子。例如：Sorry but we really need this done by tomorrow.（不好意思，但這件事必須明天以前完成。）

讓整體語氣更和緩的萬用英文句型，快點記下來吧！Photo from Pinterest

4/ we would really appreciate

當你提出要求，希望對方能完成或做某件事時，不要用「Can you XXX」，而是用「we would really appreciate if（如果你能ＸＸＸ，我們會非常感激）這個句法，例如：We would really appreciate if you could send your reply by next Monday.（如果您能在下週一前提供您的回覆，我們會非常感激。）

Text：TopBeauty Editorial

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