【職場技能】郵件10大NG行為令人覺得沒禮貌!2分鐘學懂職場英文Email格式

【職場技能】郵件10大NG行為令人覺得沒禮貌!2分鐘學懂職場英文Email格式

Office
By Fennie on 12 Oct 2024
Digital Editor

身為上班族,難免會與上司、客戶以email溝通,然而,一封寫得不好的email,如措詞不禮貌,或長篇大論卻還是辭不達意的email,只會令對方感到惱火。究竟哪些email地雷是需要避開呢?以下為大家整理了10大最令收件者困擾的行為,以及準備了email格式範例。

身為上班族,難免會與上司、客戶以email溝通。Photo from Pinterest

寫email的10大雷點:

1/ 收件者的名字拼寫錯誤

2/ 在電子郵件中使用表情符號或笑臉

3/ 在電子郵件中用暱稱稱呼某人

4/ 在電子郵件中加入GIF或迷因圖像

5/ 過度使用驚嘆號

一封寫得不好的email,如措詞不禮貌,或長篇大論卻還是辭不達意的email,只會令對方感到惱火。Photo from Pinterest

6/ 副本或密件副本給經理

7/ 使用諸如「最近怎麼樣」之類的非客製化的問候語

8/ email的開頭沒有說「Hi」或「你好」

9/ 在電子郵件中使用不必要的雙關語

10/ 電子郵件的最後沒有寫上寄件者的姓名

以上寫email的NG事項,大致上可以歸納成不該犯的低級錯誤,例如對方的姓名,或是放在工作場合中不夠正式的表達方法,像是置入迷因或雙關語,其實對多數上班族來說,只要撰寫過程稍加注意,就可以輕鬆避開這些誤區。

只要撰寫過程稍加注意,就可以輕鬆避開這些誤區。Photo from Pinterest

英文Email完整格式

以下為大家準備了英文email格式範例,打工仔只要跟著格式撰寫、內容這樣寫最正確!

一、信件主旨(Subject Line)

讓收件者「在最短時間內了解這封信的目的」,例如:

Requesting information about X(請對方提出有關X的資訊)

二、開頭稱呼語(Greeting)

寫給同事:Hi / Hello 加上對方的名字(first name),例如:

Hi John / Hello Tammy

寫給上司:Dear + Mr. ∕ Ms. + 對方姓氏(last name/surname)∕ 職位 ∕ 全名,例如:Dear Mr. Lau

如果不知道收件者的性別:

To Whom It May Concern

打工仔只要跟著格式撰寫、內容這樣寫最正確!Photo from Pinterest

三、介紹自己(Identification of self)

如果與收件者不熟,或是透過其他方式拿到對方的聯絡方式,在信件的開頭介紹自己、解釋與對方的關係,例如:

My name is Jaime Smith. We met last week at the Conference at X University.(我叫 Jamie Smith,我們上週在X大學的會議中見過面)

四、解釋寫信目的(Reason for email)

比較正式的常用句型為「I am writing to X」

五、解釋情況、需求(Describe situation)

這部分的長度因情況而異,記得盡量簡單、清楚地告知自己的情況或需求,讓對方快速了解;另外,建議段落的第一句話用主題句(Topic Sentence),簡單解釋該段的重點和內容,可以幫助收信者快速閱讀,抓到每段的重點。

10大最令收件者困擾的行為需要避開。Photo from Pinterest

六、解釋後續規劃(Action Plan)

解釋完自己的情況、需求後,如果有需要收信人的協助:「I would be more than happy to meet at your convenience.(希望能在你方便的時間見面)」

七、結論語句(Closing line)

寫完信件內容後,通常會請對方回覆自己的想法或問題,例如:

If you require any further information, feel free to contact me.(如果你需要任何進一步的信息,請隨時與我聯繫)

I’m looking forward to your reply(我很期待收到你的聯絡)

八、結尾用語(Sign-off)

email結尾的常見用語:

正式Email(寫給上司),例如:Yours sincerely, ∕ Sincerely, 或 Best regards,

非正式Email,例如:Cheers, (除了「乾杯」外,這個詞也有「謝謝」的意思)或 Best, (為 “Best Regards,” 的簡稱,但比較沒有距離感)

Text:TopBeauty Editorial

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