想擺脫加班宿命?5個高效率法則助你輕鬆管理工作!

想擺脫加班宿命?5個高效率法則助你輕鬆管理工作!

Office
ByAgnes Choy on 17 May 2020 Digital Editor

「個個都OT,唔通個個都想OT咩?」以上這一句有完全說中你的心底話嗎?每天明明工作量貌似不多,卻又不知何故總不能準時下班?香港是全球工時最長的城市,「每天要準時下班!」會否成為你現時心中卑微的願望呢?有些人因為工作真的堆得滿滿,每天都要處理沉重繁多的工作量;也有些人卻是因為職場文化,怕被標籤、詬病成懶惰的人。以下的5個管理工作的法則,我們不妨好好參考一下!

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有些訊息不要立即回覆

我們都習慣看到信息就立刻回覆,除了是事件急切以外,更可能是因為我們的心理作崇,習慣要把未完成的事都通通完成掉。在工作上我們都需要懂得分優先次序,緊急事件或需要立即答覆的訊息,要即時回應是正常,然而假如並非以上兩點,也許例如是上司對你工作內容提出意見時,我們耐心看完以後不需要急著回應,不是指把他們視而不見,而是我們通常會出錯的地方都是在趕急、匆忙情況發生,太趕急要立刻得到「結論」,而往往在未經深思熟慮,最後反而更浪費時間。

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把不必要的「資訊」清除

定期清理對你沒有用的東西。電腦裡的檔案、累積很久的郵件、桌面上的紙本資料、用不到的文具,不要小看這些「物理雜訊」, 他們不僅佔用空間,而且還會分散我們的專注度和組織力 ,連帶拖累工作表現。

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給自己動機:設定下班時間

許多人不會按時下班,是因為他們沒有設定期望。相反,他們只是按照工作日的流程,「煮到埋嚟就食」,忽略了安排時間處理優先工作,導致在接近下班時,手頭上仍有一大堆工作要處理。

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提早以20分鐘為緩衝時間

在設定下班時間前的20分鐘為「緩衝時間」,用作處理當天工作上的一些未完成的事,如整理文件、收拾工作空間、閱讀並清除不需要的電郵以及準備明天的工作等。

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把工作分好優先次序

在開始工作之前,列出所有你必須完成的工作,並按它們的重要及緊急程度來排序,預留自己最精力充沛及可以長時間專注的時間做好最緊急和最重要的事情。你可以在工作與工作之間的小休時間完成一些較不重要和零碎的工作。

Text:TopBeauty Editorial


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