【職場攻略】想要好好過生活 從每天準時下班開始!4個提升工作效率方法

【職場攻略】想要好好過生活 從每天準時下班開始!4個提升工作效率方法

Office
By Fennie on 11 Aug 2022
Digital Editor

每個打工仔都想工作生活平衡(Work Life balance),但幾乎每日都要OT,工作時間幾乎佔了一天的三分之一,每次回家沖涼、食飯,就到睡覺時間,想睇下戲、上網,都是靠犧牲睡覺時間。既然不想所有時間都被工作佔滿,就一定要準時放工,想要準時放工,就要提升自己的工作效率,在工作時間內將所有工作完成。

我要準時下班!Photo from Pinterest

1. 減少會讓自己分心的事

你一定有試過工作到一半突然被打斷,例如同事們講是非,你會很自然偷聽八卦,然後分心,之後再進入工作狀態。在這段時間你可能已經花了10-20分鐘去聽八卦,所以到最後你來不及在工作時間內完成工作,才會感覺很忙碌。只要降低可能讓自己分心的因素,就可以提高工作效率了,例如手機放靜音,不要讓自己在工作時間玩手機;同事聊天,你可以選擇到會議室或其他不受干擾的地點工作。

減少會讓自己分心的事,才能在工作時間內完成工作。Photo from Pinterest

2. 將工作分類進行分批處理

多工處理(Multitasking)是職場人很需要的技能之一,我們事先規劃工作與任務,便能更有效率地完成。建議試下把類似的工作安排在同一個時段,分批處理不同的任務,例如固定時間處理email,可以在早上剛到公司或午餐後處理;需要去不同部門處理的事,可以在下午才處理,根據不同的工作類型去做安排。

事先規劃工作與任務,便能更有效率地完成。Photo from Pinterest

3. 工作間中保留休息時段

連續8個小時工作,非常消耗我們的精神,就算是機器都需要休息一下再重新運作,更何況是人。有研究顯示,工作每隔50分鐘左右休息一下,你可以站起來動一動,又或者去廁所、去飲水,有助提高生產力。要多提醒自己休息是為了能以更好的狀態去做更多的事。

工作每隔50分鐘左右休息一下,你可以站起來動一動,又或者去廁所、去飲水,有助提高生產力。Photo from Pinterest

4. 找出自己專注力較高的時段

每個人的一天都會有一個專注力較高的時段,視乎你是屬於「晨型人」抑或「夜型人」。「晨型人」大多是早上很清醒,到了下午開始無精神;而「夜型人」則是早上頭腦不靈活,下午過後就很精神。我們不可能一直都保持精神,因此要先了解自己屬於哪類型,在自己最有精神的時間專注工作,你才能比其他時間多完成兩倍的工作量。

Text: TopBeauty Editorial

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技巧1:說話前先用腦想清楚

同事問你看法時,應停一停,想一想,最好不要馬上接話,你需要給自己一些時間去消化對方剛剛的發言,避免說到傷容他的說話。你可以用「我想先了解你的想法,方便跟我分享嗎?」,這樣的對話方式會讓對方感覺被重視,也會體現你的思慮謹慎成熟。

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技巧2:認真聆聽,而不是一直插嘴

在別人說話時,特別是上司老闆,千萬不要一直插嘴!雖然有時會遇到價值感或理念不同的時刻,很想即時反駁,但要忍住,因為認真聆聽是最基本的禮貌,聽完他的說法再分享心得也不遲,一味插話也只會給人留下不好的印象。

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技巧3:讚美要具體

在職場中最重要的就是好人緣,會讚美別人是很重要的能力,不過有的人嘴太甜,卻令人認為虛偽。稱讚別人不是說一些空話,例如:「哇,你好厲害。」、「你好漂亮。」,而是要有具體細節,才顯得真誠,例如:「你的設計很美,風格與主題很夾。」對方聽了你的認真描述,會覺得你是真心在稱讚他,而不是隨便說說。

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三句必學的語言藝術

「你要不要再確認一次?」

當遇見同事不停出錯,已接二連三地跟他解譯仍不明白,肯定讓人很想崩潰大罵,當你有這樣的念頭時,不妨將句子改成「你要不要再確認一次?」,讓對方好下台階之餘,亦能發現自己的錯誤。

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「你永遠都這麼有創意!」

當遇到提出奇怪意見的同事時,腦海總飄來「蠢」這個字,面對這個情況,最好就是說一句「你永遠都這麼有創意!」,逗趣之餘,又不失禮貌!

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「好、OK、沒問題!」

當上司交代工作時,明明即將放工、或工作量已超過負荷,心裏充滿著十萬個不願意,還是要笑笑地吞回去,朝氣蓬勃地說「好、OK、沒問題!」

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Text: TopBeauty Editorial

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