【職場生存】說重點也是一種專業 快速達成有效溝通 不再成為職場透明人!

【職場生存】說重點也是一種專業 快速達成有效溝通 不再成為職場透明人!

Office
By Evie on 03 Nov 2022
Digital Editor

職場上,不少人每天忙碌工作為的就是可以準時下班,這個時候最怕就是遇到同事和你開會或是交代工作時,說一大篇廢話才到重點,把簡單的事情說得複雜,或是陳述過份簡單導致溝通上出現錯誤,日後產生一些摩擦,所以職場上如何有效表達,講重點、摘要也是一門學問。

職場上如何有效表達,講重點、摘要也是一門學問。Photo from Pinterest

先整理說話內容

滔滔不絕但沒有重點、說得不夠自以為他人都接收了,其實都是一種無效溝通,如果每次溝通說話都沒有梳理,這樣會很容易令人對你印象是不理解自己的工作內容又或是沒做好內容摘要,相反一個說話摘要力強的人,也會給人感覺更精明,對自己的說話內容有掌握和自信,容易令人信賴。

對自己的說話內容有掌握和自信,容易令人信賴。Photo from Pinterest

溝通對象決定內容

雖說要先把話說清楚,才能讓對方聽得明白,但如何判斷怎樣才算說清楚呢?溝通的對象是誰也會直接影響你的說話內容,如是新入職或初入職場的同事,對公司狀況會較為不熟悉,對公司部門與部門之間相信也不會清楚的運作情況和模式,所以這時應多花時間說明和解釋,為了確保對方完全理解你的說明,最好反問對方有沒有其他疑問,再總結重點。

溝通的對象是誰也會直接影響你的說話內容Photo from Pinterest

說話去繁就簡

在職場,不論是和上級溝通還是和下屬溝通,都是想達到某種目標,如果想快速地達成溝通方式自然簡單有效為最快捷,凡事去繁就簡,省略與目標不相關的冗長資訊,簡練地將資訊表達,讓對方清晰地了解關鍵資訊,也不要模糊表達,把詞語、要求說得愈具體,對方便可以更快作出反應,同時先說結論也可以令大家都一秒理解到重點,免去糾結過程的時間。

凡事去繁就簡,省略與目標不相關的冗長資訊。Photo from Pinterest

善用數字與關鍵字

溝通是容易發生誤會便是你誤以為對方一定都知道,便簡化了內容,但如想有效溝通,有時候也需要低估對方知道的事,例如補充有可能被人忽略的一些細節,因為即使你說話簡明扼要,但對方沒有理解就沒有意思了,這時候適當地運用關鍵字、準確名詞和數字作輔助,便可以令對方有更多具體畫面,不會一頭霧水。

適當地運用關鍵字、準確名詞和數字作輔助,可以令對方有更多具體畫面。Photo from Pinterest

Text:TopBeauty Editorial

更多相關文章

【職場生存】讓人舒服的職場溝通技巧 說話前先包裝難聽都變順耳!

24 Oct 2022

職場上總會遇到與自己不合的人,對著很伏的同事或很煩的上司老闆,你總會有破口大罵的衝動,然而,作為一個成熟的成年人,為了生活與工作,你必須將不滿吞下去,再經過包裝後再說出來,對職場生涯絕對有莫大幫助!以下為大家分享3個職場溝通技巧及3句打工仔必學的語言藝術,讓你與人溝通時更舒服,人緣變得更好!

廣告
廣告

Photo from Pinterest

技巧1:說話前先想清楚

同事問你看法時,應停一停,想一想,最好不要馬上接話,你需要給自己一些時間去消化對方剛剛的發言,避免說到傷容他的說話。你可以用「我想先了解你的想法,方便跟我分享嗎?」,這樣的對話方式會讓對方感覺被重視,也會體現你的思慮謹慎成熟。

Photo from Pinterest

技巧2:認真聆聽,而不是一直插嘴

在別人說話時,特別是上司老闆,千萬不要一直插嘴!雖然有時會遇到價值感或理念不同的時刻,很想即時反駁,但要忍住,因為認真聆聽是最基本的禮貌,聽完他的說法再分享心得也不遲,一味插話也只會給人留下不好的印象。

Photo from Pinterest

技巧3:讚美要具體

在職場中最重要的就是好人緣,會讚美別人是很重要的能力,不過有的人嘴太甜,卻令人認為虛偽。稱讚別人不是說一些空話,例如:「哇,你好厲害。」、「你好漂亮。」,而是要有具體細節,才顯得真誠,例如:「你的設計很美,風格與主題很夾。」對方聽了你的認真描述,會覺得你是真心在稱讚他,而不是隨便說說。

Photo from Pinterest

三句必學的語言藝術

「你要不要再確認一次?」

當遇見同事不停出錯,已接二連三地跟他解譯仍不明白,肯定讓人很想崩潰大罵,當你有這樣的念頭時,不妨將句子改成「你要不要再確認一次?」,讓對方好下台階之餘,亦能發現自己的錯誤。

Photo from Pinterest

「你永遠都這麼有創意!」

當遇到提出奇怪意見的同事時,腦海總飄來「蠢」這個字,面對這個情況,最好就是說一句「你永遠都這麼有創意!」,逗趣之餘,又不失禮貌!

Photo from Pinterest

「好、OK、沒問題!」

當上司交代工作時,明明即將放工、或工作量已超過負荷,心裏充滿著十萬個不願意,還是要笑笑地吞回去,朝氣蓬勃地說「好、OK、沒問題!」

Photo from Pinterest

Text: TopBeauty Editorial

【看更多OL專屬最新美容時尚資訊】

👉🏻 立即Follow Instagram topbeautyhk

🔔 訂閱我們的 Youtube 頻道 TopBeauty HK