【職場技能】超實用英文商業Email寫法字眼是否正確、語法讓你溝通專業又有效率

By Fennie on 13 Aug 2024

Digital Editor

進入職場後，所有溝通都用Email進行，因此要怎麼寫得大方得體、字眼是否正確、怎麼挑選字詞的使用，是一個大學問。以下是一些需要注意的寫email技巧，有些字眼要小心使用！

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1. 用 Changed 取代 Delayed

Email 的標題好重要，因為決定了收件人第一次接觸到信息的感受、態度，甚至決定了要不要讀這封信。寫標題不能使用會帶來負面情緒的字眼，例如要寫一封「計劃有變」的通知信，標題要避免使用 cancel 或 delayed，因為「取消」和「延遲」都令人失望，甚至讓人不經意地想咎責，因此建議用 changed 、rescheduled、altered、revised 來表達「有所更動」。例如「Delay in the project schedule」試改成「Changes in ABC project schedule」，整個意思不同了。

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2. 懂得運用簡單字眼才是關鍵

不要怕使用簡單的字眼，因為直觀且正確的傳達信息是商業 Email 的最終目標。如果使用較難的字便可能在閱讀過程中失真，要收件人自行詮釋所要表達的意思，都不是好的用語。

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3. 多使用中性形容詞

若不小心有了失誤，記得要避免使用具有透露情緒的字眼，要多使用中性形容詞，例如第一句中的 unfortunate 和 wrong ，有著「不幸」和「錯誤」等絕對性質，同時亦透露出個人情緒的字眼。雖然道歉感十足，但姿態可以更親切圓融。

It’s really unfortunate that we made the wrong appointment for you. Please email us your schedule and we will rearrange the time.

試改成正面回覆：

I am so sorry about the confusion. We may have mixed up the calendar and accidentally scheduled you for today instead of tomorrow. Let me know what times work best for you, and I will happily rearrange to fit you in.

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4. 要站在收件人立場去寫

很多時候我們都習慣站在「以書寫者為主」的立場上去寫，用了許多第一人稱的「I」與「We」，予人自我中心感十足，難免引起反感。若站在讀者角度去寫信，便會讓人感到被尊重，也因此更願意讀信。例如「I want to ask you a question.」試改成「You are highly recommended by my colleagues.」或「I hear you are the person to speak to about.」